Conservación de datos
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El Art. 3° letra c) de la Ley 21.719 obliga a conservar los datos personales solo mientras sea necesario para la finalidad que justificó su tratamiento. Cumplido ese momento, hay que suprimirlos o anonimizarlos.
Esta pantalla permite que DPOLab lo haga solo, cada noche, sobre los datos que la propia plataforma acumula.
Viene desactivada. Mientras no la actives, DPOLab no elimina ni anonimiza nada. Suprimir datos personales es una decisión del responsable, no un efecto de que actualicemos el sistema.
Lo primero: la ley no fija un plazo
Es el malentendido más común y conviene despejarlo antes de configurar nada.
La Ley 21.719 no dice cuántos meses hay que guardar un consentimiento ni una solicitud ARCO. Dice algo distinto y más exigente: consérvalos mientras sean necesarios, y ni un día más.
El Art. 40, que a veces se cita como si fuera un plazo de conservación, no lo es: regula la prescripción de las infracciones —cuánto tiempo tiene la Agencia para perseguir una infracción— que son cuatro años. Es un dato útil para decidir cuánto conservar tu evidencia de cumplimiento, pero no una obligación de guardar cuatro años ni una autorización para borrar al cuarto año y un día.
Quien fija el plazo eres tú, como responsable, y lo declaras en el Registro de Actividades (Art. 14 ter letra i). DPOLab propone valores de partida razonables; la decisión y su justificación son tuyas.
Los dos relojes
Para saber cuándo vence un dato hacen falta dos cosas, y conviene no confundirlas:
- Cuánto dura — lo declara la actividad del Registro que lo justifica.
- Desde cuándo se cuenta — lo aporta cada dato, y no es el mismo en todos.
Un plazo de 60 meses no significa lo mismo para un consentimiento que sigue vigente que para uno que el titular retiró ayer.
Consentimientos
Un consentimiento no vence por antiguo. Mientras la finalidad siga viva y el titular no se haya retirado, es la prueba de que tratas esos datos con autorización: suprimirlo te dejaría tratando datos sin poder acreditar que alguien los autorizó (Arts. 12 y 13).
El reloj arranca en uno de dos momentos:
| Situación | Desde cuándo corre el plazo |
|---|---|
| El titular retiró su consentimiento | Desde el retiro |
| La actividad del Registro se archivó (terminó el tratamiento) | Desde el archivado |
| Ninguna de las dos | No corre: el consentimiento sigue vigente |
Al vencer se suprimen los identificadores del titular, pero la cadena de verificación queda intacta: el consentimiento sigue siendo comprobable como evidencia, sin identificar a la persona.
Por eso importa archivar en el Registro las actividades que ya no realizas. Es la única señal que tiene el sistema de que una finalidad terminó. Una actividad que quedó activa "por si acaso" mantiene vivos sus consentimientos indefinidamente.
Solicitudes ARCO
Aquí el plazo corre desde el cierre de la solicitud, no desde que ingresó.
Al vencer se suprimen los datos del titular, pero se conservan el folio, el derecho ejercido, los plazos y la resolución. Eso es deliberado: son la evidencia de que respondiste dentro de los 30 días corridos del Art. 11, y esa evidencia no contiene datos personales.
Bitácora de correos
Registro operacional de qué correos salieron y si se entregaron. Incluye envíos probatorios —el acuse de recibo de una solicitud ARCO, la notificación de una brecha—, así que conservarlo menos que el expediente al que pertenece dejaría a ese expediente sin la prueba de que la notificación se envió. Al vencer se elimina.
Cómo elegir un plazo
DPOLab sugiere 60 meses para las tres clases: los cuatro años de prescripción del Art. 40 más un año de holgura, para que un procedimiento iniciado sobre el filo no se quede sin respaldo.
Es una sugerencia, no una recomendación legal. Para ajustarla, pregúntate:
- ¿Qué dice tu Registro? Si una actividad declara conservar 24 meses, sus consentimientos no deberían sobrevivir mucho más.
- ¿Hay otra norma que te obligue? Normativa sectorial, laboral o tributaria puede exigir plazos mayores para ciertos documentos. Esos mandan.
- ¿Cuánto necesitas para defenderte? Si te reclaman por un tratamiento, tu consentimiento es la defensa. Borrarlo antes de que prescriba la infracción te deja sin ella.
Un plazo demasiado corto es tan incumplimiento como uno demasiado largo. Suprimir la prueba de licitud de un tratamiento que sigue vigente te deja sin poder acreditar que era lícito.
Simular antes de activar
No se puede activar una política sin haber corrido antes la simulación. Es una restricción a propósito: la supresión es irreversible y nadie debería encenderla sin ver cuántos registros toca.
La simulación no modifica nada. Cuenta, con el plazo que configuraste, cuántos registros están vencidos hoy, cuántos se procesarían en la primera corrida y cuáles quedarían fuera por estar bloqueados.
Ajusta el plazo de cada clase
En meses. Puedes dejar una clase sin plazo si aún no lo decides.
Pulsa Simular
Verás el detalle por clase: registros vencidos, cuántos entran en la primera corrida y motivos de bloqueo.
Revisa los números
Si un número te sorprende, no actives todavía. Un total inesperadamente alto suele indicar que el plazo quedó más corto de lo que pensabas, o que hay actividades archivadas que no recordabas.
Activa la clase
Se te pedirá confirmar. A partir de ahí, la supresión corre cada noche.
Las simulaciones quedan registradas en el historial. Ese historial es evidencia ante la Agencia de que la supresión del Art. 3° c) efectivamente ocurre, y con qué criterio.
Freno de emergencia
Detiene toda la conservación de la organización, de inmediato y sin plazos. Mientras esté activo, ninguna clase suprime nada aunque esté configurada y activada.
Está pensado para una fiscalización o una orden judicial que te obligue a preservar información. Es global y contundente a propósito.
Bloqueo por expediente
Para una demanda sobre un caso concreto, el freno global es desproporcionado: al ser de toda la organización, la tendencia es soltarlo apenas se pueda, que es lo contrario de lo que necesita un juicio que dura años.
Por eso cada solicitud ARCO se puede bloquear individualmente. Mientras el bloqueo esté puesto, ese expediente no vence aunque su plazo se haya cumplido, y el resto de la organización sigue su curso normal.
Requiere indicar un motivo, y tanto el bloqueo como su levantamiento quedan en el historial del expediente.
El motivo del bloqueo puede contener información sensible —el nombre de quien demanda, el rol de la causa—. DPOLab lo guarda pero no lo muestra en el historial visible del expediente, para que no quede al alcance de cualquiera que pueda consultarlo.
Qué NO borra esta pantalla
Solo alcanza a los datos que DPOLab acumula por su propio funcionamiento: consentimientos, solicitudes ARCO y bitácora de correos.
No toca tu Registro de Actividades, tus evaluaciones de impacto, tus contratos ni tus brechas. Esos son documentos de cumplimiento que debes conservar mientras la actividad exista, y su ciclo de vida lo manejas tú desde cada módulo.
Tampoco alcanza a los datos personales que viven en tus propios sistemas. DPOLab documenta y gestiona tu cumplimiento; no tiene acceso a tus bases de datos operativas. Suprimir ahí es responsabilidad de tu organización, y el Registro de Actividades es donde declaras con qué criterio lo haces.
Preguntas frecuentes
¿Puedo recuperar algo suprimido? No. La supresión es definitiva y sin copia de respaldo — de eso se trata. Por eso la simulación es obligatoria antes de activar.
¿Qué pasa si activo y me arrepiento? Desactivar es inmediato y no requiere confirmación. Lo ya suprimido no vuelve, pero se detiene de inmediato.
¿Corre sobre datos antiguos apenas la activo? Sí: cualquier registro que ya haya cumplido el plazo se procesa en las primeras corridas, en lotes. Por eso conviene mirar el número de la simulación antes.
¿Y si un plazo cambia? Ajústalo y vuelve a simular. El nuevo plazo se aplica desde la siguiente corrida; alargarlo no revive lo ya suprimido.